Πώς να Οργανώσεις τη Μέρα σου σε 5 Απλά Βήματα

Σήμερα, ολοκλήρωσα 3 μεγάλα projects, διάβασα 2 κεφάλαια από το αγαπημένο μου βιβλίο και πέρασα ποιοτικό χρόνο με την οικογένειά μου. Και το καλύτερο; Τελείωσα τη μέρα μου χωρίς άγχος.

Αλλά πριν οργανώσω τις μέρες μου, ζούσα μέσα στο χάος – ή τουλάχιστον έτσι ένιωθα. Ξυπνούσα συνεχώς διαφορετικές ώρες, έτρεχα από τη μια υποχρέωση στην άλλη χωρίς σκοπό, και στο τέλος της ημέρας ένιωθα ότι δεν προλάβαινα τίποτα.

Αν θέλεις κι εσύ να έχεις τον έλεγχο της μέρας σου και να έχεις γενικά πιο οργανωμένη ημέρα, τα 5 απλά βήματα που θα μοιραστώ μαζί σου σήμερα θα σε βοηθήσουν να φτάσεις εκεί.

Το να οργανώσεις τη μέρα σου δεν είναι απλά θέμα παραγωγικότητας. Είναι ένας βασικό τρόπος να μειώσεις το άγχος, να αποκτήσεις περισσότερη ελευθερία και να φτάσεις πιο κοντά στους στόχους σου.

Ας δούμε λοιπόν τα 5 απλά βήματα που χρειάζεσαι για οργανώσεις την ημέρα σου.

Βήμα 1: Οργάνωσε τη Μέρα σου από το Βράδυ

Ο Jim Rohn έλεγε, μην ξεκινάς την ημέρα σου πριν να την έχεις ολοκληρώσει.

Εννοούσε ότι μην ξεκινάς την ημέρα σου, πριν να έχεις ολοκληρώσει τον σχεδιασμό της.

Πριν πέσεις για ύπνο, αφιέρωσε μόλις 10 λεπτά για να οργανώσεις το τι θα κάνεις αύριο.

Πέρα από όλα όσα έχεις να κάνεις αύριο, σημείωσε οπωσδήποτε τα τρία πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να κάνεις. Τις τρεις εργασίες ή δεσμεύσεις που κάνοντας τες θα έχεις σημειώσει σημαντική πρόοδο μέσα στην ημέρα σου. Έτσι, θα μπορέσεις να ξεκινήσεις την ημέρα σου με ξεκάθαρη κατεύθυνση και λιγότερο άγχος.

Αν προτιμάς την τεχνολογία, μπορείς να χρησιμοποιήσεις εφαρμογές όπως το Reminders στο iPhone ή το Notion για να διαχειρίζεσαι τις εργασίες σου, όπου πάλι μπορείς να προσθέσεις τις τρεις πιο σημαντικές εργασίες.

Αυτή η απλή συνήθεια κάθε βράδυ μπορεί να κάνει τεράστια διαφορά στην παραγωγικότητά σου και συχνά στο πώς κοιμάσαι και πως ξεκουράζεσαι το βράδυ. Γιατί; Γιατί κάνοντας το αυτό, ουσιαστικά βγάζεις από το μυαλό σου τις εργασίες της επόμενης ημέρας και τις βάζεις στο χαρτί ή σε μία εφαρμογή.

Οπότε, ξεκίνα την ημέρα σου, από το προηγούμενο βράδυ, οργανώνοντας τη λίστα με τις εργασίες και τις δεσμεύσεις της επόμενης ημέρας.

Βήμα 2: Ξεκίνα με το Πιο Δύσκολο

Το πρωί είναι η ώρα της ημέρας που έχω την περισσότερη ενέργεια και το μυαλό μου είναι πιο καθαρό – ειδικά αν έχω κοιμηθεί επαρκώς. Οπότε κάθε πρωί ξεκίνα με την πιο δύσκολη – την πιο απαιτητική εργασία της ημέρας.

Αυτό μπορεί να είναι ένα σημαντικό ραντεβού που αναβάλλω εδώ και μέρες ή κάποια τηλεφωνήματα που πρέπει να κάνω ή το να εστιάσω στο νέο πρότζεκτ στο οποίο δουλεύω.

Έχοντας διαβάσει το βιβλίο The One Thing, το ένα πράγμα (από τα τρία) το οποίο ξέρω ότι χρειάζεται να ολοκληρώνω κάθε πρωί, είναι το να αφιερώνω 30 λεπτά (ή ένα pomodoro) τουλάχιστον στο να γράφω και να ετοιμάζω κείμενα για επόμενα βίντεο για το κανάλι μου. Και συχνά αυτή η εργασία είναι που απαιτεί την περισσότερη συγκέντρωση και δημιουργικότητα, οπότε βοηθάει το να την κάνω το πρωί που είμαι πιο φρέσκος.

Ξεκινώντας με την πιο δύσκολη εργασία, κερδίζεις δύο πράγματα: πρώτον, την αίσθηση επιτυχίας που σου δίνει ώθηση για την υπόλοιπη μέρα. Και δεύτερον, το πιο απαιτητικό κομμάτι της δουλειάς σου βγαίνει πλέον από τη μέση.

Βήμα 3: Χρησιμοποίησε Blocks Χρόνου

Μία από τις πιο αποτελεσματικές τεχνικές οργάνωσης είναι τα time blocks. Χώρισε τη μέρα σου σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα – σε τμήματα χρόνου, αφιερωμένα σε εργασία, ξεκούραση και δημιουργικότητα.

Για παράδειγμα, μπορείς να ορίσεις ένα block (τμήμα) 45 λεπτών για email και επικοινωνίες, ώστε να μην τα ελέγχεις συνεχώς μέσα στη μέρα.

Να ορίσεις ένα block 60 λεπτών όπου θα ετοιμάσεις το βίντεό σου για τα social media, ένα block 2 ωρών που θα αφιερώσεις στα παιδιά σου το απόγευμα.

Ένα μπλοκ 30 λεπτών που θα κάνεις τη γυμναστική σου το πρωί.

Η μέθοδος αυτή σε βοηθάει να εστιάζεις σε μία δραστηριότητα τη φορά, αποφεύγοντας τις διακοπές και την αναβλητικότητα. Να θυμάσαι πώς όταν πηγαίνεις από τη μία εργασία στην άλλη, διακόπτοντας την προηγούμενη, κουβαλάς μαζί σου ένα υπόλειμμα προσοχής, το οποίο σε κάνει λιγότερο παραγωγικό και εστιασμένο.

Και όταν θα ορίσεις τα τμήματα χρόνο στο ημερολόγιο σου μην ξεχνάς να εντάξεις και διαλείμματα! Λίγα λεπτά ξεκούρασης είναι συχνά αρκετά για να ανανεώσουν την ενέργειά σου.

Βήμα 4: Πες “Όχι” στα Μη Σημαντικά

Η οργάνωση δεν αφορά μόνο το τι κάνεις, αλλά και το τι επιλέγεις να μην κάνεις. Κάθε ‘όχι’ που λες, είναι ένα ‘ναι’ στους στόχους σου.

Δώσε προτεραιότητα σε αυτά που συνδέονται με τους στόχους σου ή με τις αξίες σου. Αν κάτι δεν εξυπηρετεί την πρόοδό σου ή δεν ευθυγραμμίζεται με τις αξίες σου, ίσως είναι καλύτερα να το αφήσεις.

Για παράδειγμα, μπορείς να αρνηθείς μια πρόσκληση ευγενικά, λέγοντας: ‘Ευχαριστώ πολύ, αλλά δε θα μπορέσω να συμμετάσχω αυτή τη φορά.’ Έτσι, προστατεύεις τον χρόνο σου διατηρώντας σε καλό επίπεδο τις σχέσεις σου.

Το ‘όχι’ είναι δύναμη. Χρησιμοποίησέ το σωστά και δες τη διαφορά που κάνει στην παραγωγικότητά σου.

Κάτι σχετικά με αυτό που μπορεί ίσως να σε βοηθήσει – ειδικά αν δεν σου αρέσει το “όχι”, είναι το εξής… είναι η αντιστροφή αυτής της ιδέας.

Αντί να λες “όχι” στα μη σημαντικά, πες “ναι” στα σημαντικά.

Γέμισε το πρόγραμμα σου με τα σημαντικά, οπότε έτσι δεν θα μείνει χρόνος για τα μη σημαντικά.

Βήμα 5: Ανασκόπηση στο Τέλος της Μέρας

Όπως ξεκινάει η μέρα με οργάνωση, έτσι τελειώνει με ανασκόπηση. Πριν κοιμηθείς, αφιέρωσε λίγα λεπτά για να σκεφτείς τη μέρα που πέρασε (και να οργανώσεις την επόμενη όπως είπαμε στο πρώτο βήμα).

Στην ανασκόπηση σου γράψε τι πήγε καλά. Ποια πράγματα σε έκαναν να νιώσεις παραγωγικός ή χαρούμενος; Στη συνέχεια, σκέψου τι θα μπορούσε να γίνει καλύτερα και πώς μπορείς να το διορθώσεις. Δεν χρειάζεται να αφιερώσεις περισσότερο από δύο λεπτά σε αυτό.

Αυτό δεν είναι μόνο εργαλείο αυτοβελτίωσης. Είναι και τρόπος να δώσεις ένα “επίσημο” τέλος στην ημέρα σου με περισσότερη επίγνωση.