Όλοι μας έχουμε περιθώριο να βελτιώσουμε την επικοινωνία μας – κάποιοι χρειάζεται να είναι περισσότερο δυναμικοί, άλλοι χρειάζονται βοήθεια με τη διαχείριση διαπληκτισμών και κάποιοι άλλοι δυσκολεύονται να εκφράσουν τη γνώμη τους όταν βρίσκονται μαζί με άλλους. Στην εκπαίδευση της Ακαταμάχητης Πρόκλησης, ανέλυσα τις 10 δεξιότητες επικοινωνίας.
Παρακάτω θα βρεις μερικές ιδέες που μπορούν να σε βοηθήσουν να εκφράσεις καλύτερα τις ιδέες σου.
1. Σταμάτα να λες τη λέξη “Αλλά” και άρχισε να λες τη λέξη “Και”.
Έχεις πιάσει ποτέ τον εαυτό σου να λέει κάτι τέτοιο… “Μου αρέσει πολύ αυτή η ιδέα, αλλά χρειάζεται να το κάνουμε διαφορετικά;”
Και μόλις πεις τη λέξη “αλλά”, το άλλο άτομο αμέσως ξεχνάει το πρώτο μέρος που είπες ότι σου άρεσε πολύ η ιδέα του. Γιατί την ακύρωσες τελείως με το “αλλά” και με οτιδήποτε άλλο είπες μετά από αυτό.
Αντί γι’ αυτό, χρησιμοποίησε τη λέξη “και”: “Μου αρέσει πολύ αυτή η ιδέα και νομίζω μία ελαφρώς διαφορετική προσέγγιση θα ήταν πιο αποτελεσματική.” Βλέπεις τη διαφορά;
Στο βιβλίο Bossypants, η Tina Fey αναλύει τους κανόνες του αυτοσχεδιασμού. Ένας από αυτούς τους κανόνες είναι να λες πάντα “ναι, και…” Αυτό δείχνει σεβασμό για αυτό που έχει να πει ο συνομιλητής σου (ακόμα και αν δε συμφωνείς), σε βοηθάει να έχεις ανοιχτό μυαλό για αυτό που ακούς και σε προτρέπει να συμβάλλεις στη συζήτηση προσθέτοντας στην ιδέα του άλλου ή προτείνοντας τις δικές σου ιδέες.
Επανέλαβε μετά από εμένα: “Ναι, και…”
2. Μείνε στα γεγονότα.
Συχνά, ακούω κάποιον να δηλώνει κάτι που πιθανόν δεν βασίζεται σε γεγονότα – όπως “Θέλει να μου τη φέρει,” ή “Ο ανάδοχός μου με μισεί,” ή “Ξέρω ότι λυπάται που μπήκε στην ομάδα μου.”
Πάντα απαντώ με μερικές ερωτήσεις: “Είσαι σίγουρος ότι αυτό είναι γεγονός; Σου το είπε αυτό ή έβγαλες αυτό το συμπέρασμα μέσα από παρατήρηση;”
Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι αρκετά δύσκολη ήδη· μην την κάνεις ακόμα πιο δύσκολη φτιάχνοντας ιστορίες που δεν είναι βασισμένες στην πραγματικότητα. Οι καλοί στην επικοινωνία μένουν στα γεγονότα.
Θυμήσου ότι τα γεγονότα οποιουδήποτε θέματος θα μπορούσαν να είναι πολύ διαφορετικά από την αντίληψή σου για αυτά. Ίσως ο τρόπος που βλέπεις μία κατάσταση έχει να κάνει με το ξεχωριστό σου στυλ δουλειάς ή απλά το ότι ο ανάδοχός σου είναι πολύ αγχωμένος και πιεσμένος από κάτι άλλο και το βγάζει σε εσένα. Ό,τι και να συμβαίνει, εκτός κι αν έχεις γεγονότα, είναι καλύτερα να αποφύγεις να βγάζεις συμπεράσματα για το τι μπορεί να σκέφτεται ή να νιώθει κάποιος άλλος για εσένα.
3. Απόφυγε την “Θέση Υπεράσπισης”.
Όταν οι άνθρωποι αναφέρουν προβλήματα επικοινωνίας στο χώρο εργασίας, είναι συχνά λιγότερο σχετικά με την επικοινωνία και περισσότερο με την υπεράσπιση των θέσεών τους.
Για παράδειγμα, ας πούμε ότι δύο συνεργάτες, ο Γιάννης και η Μαρία συζητάνε για ένα πρότζεκτ. Η Μαρία λέει “Αυτό το πρότζεκτ είναι πολύ δύσκολο για την ομάδα· χρειαζόμαστε περισσότερη βοήθεια.” Ο Γιάννης λέει, “Θα το καταφέρουμε. Απλά χρειάζεται να δουλέψουμε όλοι λίγο πιο σκληρά.”
Αντί να έχουν έναν αποτελεσματικό διάλογο για το τι σημαίνει η παρατήρηση του καθενός, η Μαρία απογοητεύεται γιατί ο Γιάννης “δεν την ακούει”. Και ο Γιάννης νομίζει ότι η Μαρία ακούγεται σαν κολλημένη βελόνα λέγοντας ξανά και ξανά το πόσο δύσκολο είναι.
Αυτό δεν είναι επικοινωνία. Αυτό είναι “υπεράσπιση θέσης”
Οι καλοί στην επικοινωνία, από την άλλη, κάνουν ερωτήσεις και προσπαθούν να κατανοήσουν όλες τις πλευρές του θέματος – αντί να επαναλαμβάνουν συνεχώς τη δική τους πλευρά της ιστορίας.
Για παράδειγμα, ο Γιάννης θα μπορούσε να πει, “Ποια σημεία του πρότζεκτ σου φαίνονται δύσκολα;” ή “Πες μου περισσότερα για αυτά που βλέπεις ότι είναι δύσκολα.”
Και η Μαρία θα μπορούσε να πει, “Μου φαίνεται ότι έχουμε τελείως διαφορετικές απόψεις για το πρότζεκτ. Αναρωτιέμαι αν η πιο σκληρή δουλειά θα έλυνε πραγματικά τα προβλήματα που βλέπω.”
Βλέπεις πως αν απλά εξετάσεις τις ιδέες των άλλων μπορεί να σε βοηθήσει να ξεπεράσεις την απογοήτευσή σου;
Στο βιβλίο “Οι 7 Συνήθειες των Εξαιρετικά Αποτελεσματικών Ανθρώπων”, ο Stephen Covey είπε, “Προσπάιθησε πρώτα να καταλάβεις και μετά να σε καταλάβουν.” Θα πρέπει να είμαστε όλοι πρόθυμοι να καταλάβουμε τους άλλους όσο θέλουμε να καταλάβουν οι άλλοι την οπτική μας.
“Προσπάθησε πρώτα να καταλάβεις και μετά να σε καταλάβουν.”
Stephen Covey
4. Χρησιμοποίησε τη σιωπή τόσο στρατηγικά όσο χρησιμοποιείς τις λέξεις
Πολλές συζητήσεις γίνονται μη-παραγωγικές επειδή οι συμμετέχοντες σε αυτές ασχολούνται μόνο με το τι να πουν μετά και όχι με το να ακούσουν πραγματικά τον άλλον. Για να το διορθώσεις αυτό, προσπαθήστε να εκμεταλλευτείς τις στιγμές σιωπής.
Μπορεί να νομίζεις ότι η σιωπή είναι κάτι αρνητικό ή άβολο, αλλά βοηθάει τις συζητήσεις δίνοντας χρόνο στους ακροατές να επεξεργαστούν αυτά που μόλις ειπώθηκαν και δίνοντας στους ομιλητές χρόνο να οργανώσουν τις σκέψεις τους πριν απαντήσουν – χωρίς να νιώθουν ότι βιάζονται.
Οπότε, την επόμενη φορά που θα είσαι σε ένα διάλογο που αξίζει την πλήρη προσοχή σου, βρες μία ευκαιρία να εξασκηθείς στη σιωπή. Αφιέρωσε μερικές έξτρα στιγμές απορροφώντας αυτά που ειπώθηκαν και σκέψου καλά την απάντησή σου πριν μιλήσεις. Μάθε να εκτιμάς και να χρησιμοποιείς αυτές τις στιγμές σιωπής αντί να τις φοβάσαι – ως έναν τρόπο να χτίσεις έναν καλύτερο διάλογο.
ΥΓ: Βρες την 5ωρη εκπαίδευση, Ακαταμάχητης Πρόσκλησης εδώ.