Πριν αρχίσω να σχεδιάζω την εβδομάδα μου, αισθανόμουν πάντα ότι έτρεχα πίσω από τις υποχρεώσεις μου και τελικά δεν έφτανα κάπου. Εντάξει, μπορεί να ήταν απλώς η αίσθησή μου, αλλά και πάλι…
Γιατί Ξεκίνησα να Προγραμματίζω την Εβδομάδα μου
Θεωρούσα όμως τελείως βαρετό το να κάτσω και να “σχεδιάσω την εβδομάδα μου”.
Μιλούσα πρόσφατα με μία πελάτισσα και της έλεγα για τις συντομεύσεις πληκτρολογίου – άσχετο.
Και μου λέει “δεν τις έχω μάθει, γιατί τεμπελιάζω” και της απαντάω “εγώ της έμαθα επειδή τεμπελιάζω και θέλω να κάνω πιο εύκολα και γρήγορα τις δουλειές στον υπολογιστή μου”
Αντίστοιχα, αν τεμπελιάζεις τότε το καλύτερο που μπορείς να κάνεις είναι να αφιερώσεις ΛΙΓΟ χρόνο μία φορά την εβδομάδα ώστε να την προγραμματίσεις – αντί να παλεύεις κάθε εβδομάδα να προλάβεις τις υποχρεώσεις σου.
10 λεπτά προγραμματισμού, μπορούν να εξοικονομήσουν μέχρι και δύο ώρες σε εκτέλεση μέσα στην ημέρα σου.
Θα σου δείξω σήμερα πώς με μόνο 30 λεπτά, μπορείς να οργανώσεις ΟΛΟΚΛΗΡΗ την εβδομάδα σου.
Όταν άρχισα να εφαρμόζω αυτή τη μέθοδο, άλλαξαν σημαντικά τα αποτελέσματά μου. Σήμερα θα σου δείξω ακριβώς πώς το κάνω.
Θα επικεντρωθούμε σε τρεις βασικούς τομείς:
Στην προετοιμασία και στον τρόπο σκέψης σχετικά με τον προγραμματισμό της εβδομάδας, στα πρακτικά του προγραμματισμού – πώς ακριβώς μπορείς να το κάνεις και τέλος στο πώς να προετοιμαστείς όταν θα προκύψουν “αναποδιές” – πράγματα που θα σε βγάλουν από το πρόγραμμα.
Βήμα 1: Εβδομαδιαία Ανασκόπηση
Πριν ξεκινήσεις να σχεδιάζεις την επόμενη εβδομάδα, αφιέρωσε λίγο χρόνο για να κάνεις ανασκόπηση της προηγούμενης εβδομάδας.
Ο βασικός λόγος για αυτό είναι γιατί αν δεν αναγνωρίσεις τι πήγε καλά και τι όχι, ρισκάρεις να επαναλάβεις τα ίδια λάθη. Οπότε έτσι, παρότι μπορεί να προγραμματίζεις την εβδομάδα σου, δεν βελτιώνεσαι.
Κάτσε λοιπόν και σημείωσε σε ένα χαρτί ή στο ημερολόγιο σου ή στο κινητό σου τρία πράγματα που πήγαν καλά την περασμένη εβδομάδα. Μπορεί να είναι κάτι μικρό, όπως το ότι έμεινες συνεπής σε μια συνήθεια, ή κάτι μεγάλο, όπως η επίτευξη ενός σημαντικού στόχου. Τρία πράγματα που πήγαν καλά.
Στη συνέχεια, αναγνώρισε 1-2 τομείς που χρειάζονται βελτίωση. Μήπως ανέβαλες μια σημαντική υποχρέωση; Μήπως είχες ραντεβού στα οποία δεν ήρθαν οι πελάτες (σε έστησαν) Μήπως ξόδεψες περισσότερο χρόνο σε πράγματα που δεν είχαν μεγάλη αξία;
Και τέλος, κλείσε την ανασκόπησή σου με την ερώτηση: “Τι θέλω να κάνω διαφορετικά την επόμενη εβδομάδα;”
Πχ να ανοίγω τα social μετά τις 12 το μεσημέρι. Ή να βάζω λιγότερες εργασίες στη καθημερινή μου λίστα (να μη δεσμεύομαι σε περισσότερα από αυτά που μπορώ να εκπληρώσω.)
Ίσως χρειάζεται να δώσεις περισσότερο χρόνο σε σημαντικά καθήκοντα ή να είσαι πιο ευέλικτος.
Με αυτή τη διαδικασία, μαθαίνεις από το παρελθόν και βελτιώνεσαι, βήμα-βήμα.
Βήμα 2: Προτεραιότητες Εβδομάδας
Αφού κάνουμε την ανασκόπηση, θα ορίσουμε τις προτεραιότητες της εβδομάδας. Αυτή είναι η βάση αν θέλεις να μπεις στην εβδομάδα σου με περισσότερη διαύγεια και συγκέντρωση.
Ξεκίνα διαλέγοντας τρεις βασικούς στόχους. Ένας μπορεί να είναι επαγγελματικός, όπως η ολοκλήρωση ενός project, ένας προσωπικός, όπως η αφιέρωση χρόνου στην οικογένεια, και ένας σχετικός με την αυτοφροντίδα, όπως να κοιμάσαι περισσότερο ή να γυμνάζεσαι.
Και να βάλεις στόχους με τον “σωστό” τρόπο, χρησιμοποίησε τη μέθοδο SMART που έχω αναλύσει και σε προηγούμενα μαθήματα:
Οι στόχοι σου πρέπει να είναι Συγκεκριμένοι (Specific), Μετρήσιμοι (Measurable), Εφικτοί (Achievable), Ρεαλιστικοί (Relevant) και Χρονικά καθορισμένοι (Time-bound).
Για παράδειγμα, αντί να πεις “Θέλω να γυμναστώ”, πες “Θα κάνω 3 προπονήσεις των 30 λεπτών μέχρι το Σάββατο”. Όσο πιο συγκεκριμένος είσαι, τόσο πιο πιθανό είναι να πετύχεις.
Όταν ξεκινάς την εβδομάδα με ξεκάθαρους και συγκεκριμένους στόχους, τότε θα ξέρεις πού πηγαίνεις. Αυτό έχω δει ότι με βοηθάει να έχω λιγότερο άγχος και είναι πιο πιθανόν να ολοκληρώσω αυτούς τους τρεις στόχους.
Βήμα 3: Οργάνωση στο Ημερολόγιο
Τώρα, το επόμενο βήμα είναι να οργανώσεις την εβδομάδα σου είναι το ημερολόγιο. Και δεν μιλάμε για κάτι βιαστικό ή γενικό. Μιλάμε για στρατηγική οργάνωση που θα σου εξοικονομήσει χρόνο και ενέργεια.
1. Time Blocking στα πιο σημαντικά
Ξεκίνα με τα πιο σημαντικά. Δέσμευσε συγκεκριμένα τμήματα χρόνου στο ημερολόγιο σου με αυτά που έχουν τη μεγαλύτερη αξία για τη δουλειά ή τους προσωπικούς σου στόχους. Σκέψου: ποιες εργασίες χρειάζονται τη μέγιστη συγκέντρωσή σου; Κλείσε συγκεκριμένα χρονικά μπλοκ γι’ αυτές, χωρίς περισπασμούς.
2. Πρόσθεσε τακτικές υποχρεώσεις (συναντήσεις, προπονήσεις κ.λπ.)
Στη συνέχεια, πρόσθεσε τις τακτικές σου υποχρεώσεις: συναντήσεις, τηλεφωνήματα, πρόβες, προπονήσεις ή δραστηριότητες των παιδιών. Αυτές είναι δεδομένες, αλλά δεν πρέπει να σου τρώνε όλο το χρόνο. Οργάνωσε τις έτσι ώστε να εξυπηρετούν την παραγωγικότητά σου.
3. Άφησε «κενά» για απρόοπτα και ξεκούραση
Τέλος, άφησε κενά. Τα απρόοπτα είναι μέρος της ζωής, και αν γεμίσεις το πρόγραμμα μέχρι και το τελευταίο λεπτό, το άγχος θα γίνει ο καλύτερός σου φίλος. Οπότε μπορείς να βάλεις και συγκεκριμένο χρόνο που θα χρησιμοποιήσεις για να επανέλθεις ή απλώς να χαλαρώσεις.
Μια απλή αλλά δυνατή συμβουλή: Χρησιμοποίησε διαφορετικά χρώματα για κάθε κατηγορία υποχρεώσεων. Για παράδειγμα, μπλε για τις βασικές εργασίες, πράσινο για συναντήσεις και κόκκινο για προσωπικό χρόνο. Έτσι, με μια ματιά ξέρεις τι έχεις να κάνεις.
Ωραία, μέχρι τώρα κάναμε ανασκόπηση, είδαμε τους στόχους και τις προτεραιότητες της επόμενης εβδομάδας και τα οργανώσαμε στο ημερολόγιο μας.
Αυτό ήταν;
Κανονικά ναι… αλλά όπως ξέρεις πολύ καλά ΣΙΓΟΥΡΑ θα υπάρχουν πράγματα που θα σε βγάλουν από το πρόγραμμα. Παρότι άφησες “κενά” για απρόοπτα και ξεκούραση, θα υπάρχουν και άλλα πράγματα που ίσως σε κρατήσουν πίσω ψυχολογικά.
Βήμα 4: Τεχνικές Ευελιξίας
Η ευελιξία είναι κλειδί στην αποτελεσματική διαχείριση χρόνου και στον προγραμματισμό. Πρέπει να μπορείς να προσαρμόζεσαι σε απρόβλεπτες καταστάσεις, χωρίς να χάνεις τον προγραμματισμό σου και την εστίασή σου.
Αν και το πρόγραμμα μπορεί να φαίνεται αυστηρό, είναι σημαντικό να προετοιμαστείς για αλλαγές και απρόβλεπτες καταστάσεις. Πώς μπορείς να το κάνεις; Καταρχάς μπορείς να έχεις μια λίστα με εναλλακτικές δραστηριότητες που μπορείς να ενσωματώσεις όταν κάτι ακυρωθεί ή δεν πάει όπως το περίμενες.
Για παράδειγμα, αν ακυρωθεί ένα ραντεβού ή μία συνάντηση, αντί να το θεωρήσεις χαμένο χρόνο, αφιέρωσέ τον σε κάτι χρήσιμο, όπως μια μικρή ανασκόπηση ή παρακολούθηση μιας εκπαιδευτικής βίντεο ή να κάνεις λίγη αλληλεπίδραση στα social media αν τα χρησιμοποιείς ως μέρος της δουλειάς σου. Κάποιες φορές αν έχω 10 λεπτά κενό περιμένοντας την κοπέλα μου να ετοιμαστεί, μπορεί να δω τις σημειώσεις μου από κάποιο βίντεο που ετοιμάζω και να κάνω κάποιες διορθώσεις ή προσθήκες. Είτε πρόκειται για λίγα λεπτά είτε για μεγαλύτερο διάστημα, μπορείς να μεταφέρεις κάποιες από τις εργασίες σου χωρίς να νιώθεις ενοχές. Είναι μέρος της ευελιξίας.
Να θυμάσαι ότι το να μεταφέρεις εργασίες για αργότερα είναι φυσιολογικό και δεν πρέπει να σου προκαλεί άγχος ή την αίσθηση ότι κάνεις δεν κάνεις καλά.
Εσύ προγραμματίζεις την εβδομάδα σου; Γράψε μου στα σχόλια!
Θα τα πούμε στην κορυφή,